Stafrænar lausnir geta tryggt ákveðið samræmi í ákvarðanatöku, stutt við jafnræði milli íbúa ásamt því að auka skilvirkni í stjórnsýslunni. Samhliða fjölgun stafrænna lausna hefur rafrænt gagnamagn sveitarfélaga aukist til muna og kallar það á varðveislumat þessara gagna m.t.t. langtímavarðveislu rafrænna gagnasafna. Aukin myndun rafrænna gagna tengist með beinum hætti fjölgun íbúa og aukinni þjónustu sveitarfélaga við íbúa.
Rafræn skjalavarsla og skjalahald á að tryggja að þau rafrænu gögn sem verða til séu aðgengileg á meðan að það þarf að nota þau, að rafræn gögn séu metin með faglegum hætti og þá skorið úr um hvort gildi þeirra sé varnanlegt eða tímabundið.
Mikilvægt er að rafræn gögn séu skráð með þeim hætti að þau séu leitarbær og að form rafrænna skráa og gagnagrunna sé með þeim hætti að hægt sé að varðveita þau til langframa. Hlutverk MHR er að tryggja að varðveisluverð gagnasöfn sveitarfélaga séu varðveitt og gerð aðgengileg til að tryggja réttindi og skyldur bæði íbúa og sveitarfélaga.